В складской работе мелочей не бывает: одна «потерянная» накладная, неверная дата в акте или несвоевременно подписанный документ легко превращаются в простой машин у ворот, спор с поставщиком и, в итоге, в штраф. В 2026 году контроль к документам становится строже, а требования к скорости обмена и точности данных — выше.
Электронный документооборот (ЭДО) для склада — уже не «удобная опция», а практический способ снизить риски и держать процессы в порядке, пояснила в комментарии RuNews24.ru судебный юрист Любава Трофимова.
Эксперт также отметила, что с 1 сентября 2026 года все участники рынка должны оформлять электронные перевозочные документы (ЭТрН и ЭПЛ) через государственную платформу «ГосЛог». Это требование закреплено в Федеральном законе от 07.06.2025 № 140 ФЗ. «ГосЛог» работает как единый сервис: через него собираются и связываются данные о транспорте, грузе и маршруте, чтобы можно было отследить перевозку.
«Склады чаще всего «попадают» не из-за самой операции (приемка, отгрузка, возврат), а из-за разрыва между фактом и документом. Новые правила и усиление проверок подталкивают компании к тому, чтобы документы: оформлялись вовремя (без «доделаем завтра»), были корректно подписаны, быстро находились по запросу, совпадали по данным с учетом и фактическими движениями товара
Электронный формат как раз закрывает эти точки: меньше ручного ввода, меньше потерь, проще контроль статусов».
По словам Трофимовой, на бумаге склад обычно упирается в несколько проблем: задержка подписания; документы уехали с водителем, где-то «застряли», кто-то не на месте — отгрузку закрыть нельзя, бухгалтерия «ждет», контрагент спорит; ошибки при ручном переносе данных, номер партии, количество, дата, реквизиты — одна опечатка, и документ приходится переделывать (в лучшем случае — потеря времени, в худшем — расхождения в учете и вопросы при проверке); поиск и хранение —документ нужен срочно (особенно при претензии или проверке), но выясняется, что папка не там, скан не читается, а «оригинал у логиста».
Электронные документы дают эффект не только бухгалтерии. На складе важны скорость и прозрачность. Статусы видны сразу: отправлен, получен, подписан, отклонен, требуется исправление. Понятно, где «зависло». Меньше переделок: часть данных подтягивается автоматически из учетной системы, снижается риск ошибок. Быстрее закрываются операции: приемка и отгрузка подтверждаются без ожидания бумажного оригинала. Проще доказательная база: при споре всегда есть версия документа, время отправки/подписания и история изменений.
«ЭДО «сам по себе» не спасает, если процессы остались старыми. Практика показывает: результат дает обновление всего контура документооборота. Карта документов склада. Какие документы оформляются на приемке, отгрузке, перемещениях, возвратах, браке, ответственном хранении. Где они создаются, кто проверяет, кто подписывает. Роли и ответственность. Должно быть закреплено, кто отвечает за корректность данных, кто согласует расхождения, кто контролирует сроки подписания. Интеграция с учетной системой и WMS. Чем меньше ручного ввода — тем меньше ошибок. Если склад работает в WMS, важно, чтобы данные и документы не жили в разных «мирах». Регламент работы с исключениями. Частичная поставка, пересорт, повреждение, недовоз, возврат — именно здесь чаще всего возникают задержки и споры. Нужны понятные сценарии: кто фиксирует, какой документ формируется, кто и в какие сроки подписывает. Обучение сотрудников. Критично объяснить простую вещь: электронный документ — это не «файл где-то в почте», а юридически значимый процесс со сроками и правилами».
Как отметила эксперт, изменения в учёте и складском хранении ТМЦ в 2026 году сводятся к тому, что государство и контрольные системы будут требовать больше детализации: не просто «сколько поступило и сколько списали», а какая именно единица/партия, где лежит, какой срок годности, и что с ней происходило (приёмка, перемещение, отбор, отгрузка, возврат, списание).
Поэкземплярный учёт бакалейных товаров: что это значит на складе?
Если раньше по части бакалеи часто хватало суммового или партионного подхода («20 коробов риса», «100 кг сахара»), то поэкземплярный учёт означает учет каждой единицы товара (или каждой потребительской упаковки/единицы маркировки — зависит от конкретного регламента): каждая единица должна быть идентифицируема (обычно через код/маркировку/штрихкод/серийный идентификатор); в системе фиксируется движение каждой штуки: приемка → размещение → перемещение → отбор → отгрузка; ошибки типа «не та коробка», «потерялась на пересорте», «списали не то» становятся видимыми и формально нарушением, потому что единица не «сошлась» в цепочке.
Что меняется в процессах?
Приёмка: нужно подтверждать не только количество мест, но и идентификаторы единиц/упаковок; возрастает роль сканирования.
Хранение: важно сохранить связку «единица товара → партия → срок → адрес хранения».
Отбор/комплектация: отбирать нужно конкретные единицы (часто по принципу FEFO/FIFO - отбора/списания запасов: первым уходит то, что первым пришло на склад (по дате поступления/партии), а не «любые из этой номенклатуры».
Инвентаризация: из «пересчета коробов» превращается в сверку фактических кодов/единиц с учетными.
Риски при неподготовленности: больше расхождений при проверках; рост времени на операциях без терминалов/сканеров и нормальной WMS; «зависшие» остатки (по документам есть, физически нет/не те единицы).
Ужесточение правил для скоропортящейся продукции: как меняется контроль?
Для скоропорта ключевое — управлять сроками, условиями хранения и прослеживаемостью партий. Ужесточение обычно выражается в том, что: нужно точнее фиксировать дату выработки/годности, номер партии, поставщика/производителя; растет требование к правильному принципу отбора (чаще FEFO — «сначала истекает срок, потом отгружаем»); при перемещениях и перераспределениях между складами/камерами должна оставаться неразрывная история: где лежало, куда переместили, что и когда отгрузили/списали.
Что меняется на практике?
Раздельное хранение по партиям и срокам: нельзя «смешать в одну ячейку всё одинаковое», если сроки/партии разные — иначе теряется прослеживаемость.
Адресное хранение и контроль зон: холодильные зоны/температурные камеры, запрет на размещение «временно, где свободно», если это ломает режим и учет.
Списание: по причине истечения срока нужно списывать конкретные партии/единицы, а не «среднее по складу».
Возвраты: сложнее принимать обратно — часто требуется фиксировать, какая партия, какой срок, и допускается ли возврат к реализации.
Детальный учёт растительных масел с 1 ноября 2026 года: что именно добавляется?
Что нужно фиксировать в учете помимо объемов: номер партии (и, как правило, происхождение: поставщик/производитель); срок годности (или дата изготовления + срок, в зависимости от формулировок документов); место хранения: склад/участок/камера/ячейка (адрес).
Что меняется в складских операциях: приёмка масел — приемка «по накладной» недостаточна, нужно завести партию, срок и адрес размещения (либо указать при размещении). Размещение: масло одной номенклатуры, но разных партий/сроков потребуется вести отдельно. Перемещение внутри склада: любое перемещение должно переносить «паспорт партии» вместе с товаром (объем + партия + срок + адрес). Отгрузка: отгружается не просто «1000 л масла», а «1000 л из партии X со сроком Y из места хранения Z» (и это должно сходиться в учете). Инвентаризация: сверяется не только общий остаток, а остатки по партиям/срокам и соответствие адресам хранения.
Типовые ошибки, которые станут критичными.
«Смешали» партии в одной емкости/ячейке без отражения в системе. Отгрузили объем не из той партии (по документам ушла одна, фактически — другая). Не обновили адрес хранения: в системе масло в одной зоне, в реальности — в другой.